Archiefverhuizing

Het verhuizen van archieven is een uiterst secuur werk. De traceerbaarheid van de archieven, zowel de statische als de actuele archieven, moeten geborgd blijven. Beschikt u over een goed gedocumenteerd archief, dan zal uw Projectverhuizer dat feilloos overbrengen. Maar ook tussenvoegen, op een nieuwe volgorde zetten of losse dossiers overpakken is het vak van de Projectverhuizer.

Advies: Zorg dat uw archief op orde is alvorens te verhuizen. Het opschonen van archieven, uitvoegen, afvoeren, gecertificeerd vernietigen of opnieuw coderen van archieven, daar heeft uw Projectverhuizer ervaring in. De modernste middelen (track en trace) kunnen worden ingezet om de vindbaarheid te optimaliseren tijdens het verhuisproces.
Een goede planning met een verantwoorde doorlooptijd voor de gebruiker, daar gaat het om.

Archief opslag

De opslag van archieven is core business voor de Projectverhuizer. Vrijwel elke Projectverhuizer beschikt over speciaal ingerichte ruimtes om archieven op te slaan. Er zijn bedrijven die meer dan 100 km archief in bewaring hebben voor hun klanten en daarbij voldoen aan de normen volgens de archiefwet 1995.

De wijze waarop de opslag plaatsvindt, hangt af van de specifieke wensen van de opdrachtgever. Op basis van gewenste bereikbaarheid, de frequentie waarop archieven ingezien moeten worden, kan de wijze van opslag variƫren van bulkopslag tot directe bereikbaarheid in stellingen op dossier niveau. Overleg met uw verhuizer welke de beste oplossing voor uw organisatie is. Archieven de deur uit en toch bereikbaar, dat is voor de meeste bedrijven de ideale situatie.


Archiefbeheer

Het beheer van archieven, met name de traceerbaarheid, is van het allergrootste belang. Als u op enige moment een bepaald archiefstuk op uw bureau wilt hebben, valt of staat alles met de kwaliteit van het beheersplan en de uitvoerder van dit beheersplan. De Projectverhuizer beschikt over de kennis, de kunde en vaardigheden om uw archieven op een goede manier te beheren, zowel tijdens het verhuisproces als bij het on site opslaan van uw archief.

Het opvragen van archiefstukken, de bezorgservice van de fysieke stukken, scannen en mailen, behoren tot het servicepakket van de beheerder van uw archieven. Voor de beeldvorming hoe archiefbeheer bij een Projectverhuizer verzorgd wordt, kunt u een indruk krijgen middels het ingevoegde filmpje.