Archiefverhuizing
Het
verhuizen van archieven is een uiterst secuur werk. De traceerbaarheid
van de archieven, zowel de statische als de actuele archieven, moeten
geborgd blijven. Beschikt u over een goed gedocumenteerd archief, dan
zal uw Projectverhuizer dat feilloos overbrengen. Maar ook
tussenvoegen, op een nieuwe volgorde zetten of losse dossiers overpakken
is het vak van de Projectverhuizer.
Advies:
Zorg dat uw archief op orde is alvorens te verhuizen. Het opschonen van
archieven, uitvoegen, afvoeren, gecertificeerd vernietigen of opnieuw
coderen van archieven, daar heeft uw Projectverhuizer ervaring
in. De modernste middelen (track en trace) kunnen worden ingezet om de
vindbaarheid te optimaliseren tijdens het verhuisproces.
Een goede planning met een verantwoorde doorlooptijd voor de gebruiker, daar gaat het om.
Archief opslag
De opslag van
archieven is core business voor de Projectverhuizer. Vrijwel
elke Projectverhuizer beschikt over speciaal ingerichte ruimtes
om archieven op te slaan. Er zijn bedrijven die meer dan 100 km archief
in bewaring hebben voor hun klanten en daarbij voldoen aan de normen
volgens de archiefwet 1995.
De wijze waarop de opslag plaatsvindt, hangt af van de specifieke
wensen van de opdrachtgever. Op basis van gewenste bereikbaarheid, de
frequentie waarop archieven ingezien moeten worden, kan de wijze van
opslag variëren van bulkopslag tot directe bereikbaarheid in stellingen
op dossier niveau. Overleg met uw verhuizer welke de beste oplossing
voor uw organisatie is. Archieven de deur uit en toch bereikbaar, dat is
voor de meeste bedrijven de ideale situatie.
Archiefbeheer
Het beheer van archieven, met name de traceerbaarheid, is van het
allergrootste belang. Als u op enige moment een bepaald archiefstuk op
uw bureau wilt hebben, valt of staat alles met de kwaliteit van het
beheersplan en de uitvoerder van dit beheersplan. De Projectverhuizer beschikt over de kennis, de kunde en vaardigheden om uw
archieven op een goede manier te beheren, zowel tijdens het
verhuisproces als bij het on site opslaan van uw archief.
Het
opvragen van archiefstukken, de bezorgservice van de fysieke stukken,
scannen en mailen, behoren tot het servicepakket van de beheerder van uw
archieven. Voor de beeldvorming hoe archiefbeheer bij een Projectverhuizer verzorgd wordt, kunt u een indruk krijgen middels het
ingevoegde filmpje.
